La carte des outils : une source par info, avant d'acheter quoi que ce soit
Le tableur pour savoir où vit chaque information de ta boîte, quelles copies brancher, lesquelles couper, et quels abonnements arrêter.
La règle
Une information n'a qu'une source. C'est là qu'on la saisit, et c'est là qu'on la corrige. Partout ailleurs, c'est une copie : soit elle se met à jour toute seule, soit elle n'a rien à faire là.
Étape 1 : l'inventaire des outils
Onglet « Outils » : liste tout ce qui sert, payé ou non. Les logiciels, mais aussi les fichiers Excel partagés, les groupes WhatsApp, le cahier du bureau. Pour chacun : ce qu'on y fait vraiment, son prix par mois, et qui l'ouvre chaque semaine. Cette dernière colonne est la plus parlante.
Étape 2 : la carte des infos
Onglet « Carte des infos » : une ligne par information qui circule.
| Colonne | Exemple |
|---|---|
| L'info | La fiche client |
| Où elle naît (la source) | Le logiciel de gestion |
| Qui la saisit | Les commerciaux |
| Où elle est recopiée | Pennylane, l'Excel de suivi, le CRM |
| Recopiée comment | À la main |
| Décision | Brancher Pennylane, couper le reste |
Commence par les quatre qui font le plus de dégâts : le client, le devis, la facture, le paiement.
Étape 3 : brancher ou couper
Pour chaque copie, une seule question : quelqu'un la lit-il vraiment ?
| Réponse | Décision | Exemple |
|---|---|---|
| Oui, et elle doit être à jour | Brancher : un connecteur de l'éditeur, ou un scénario Make | Le client du logiciel de gestion envoyé dans Pennylane |
| Non, ou rarement | Couper : on arrête de la remplir | L'Excel de suivi que plus personne n'ouvre |
| Elle n'existe nulle part | Lui donner une source | Le prochain rendez-vous client, noté dans un suivi en 4 colonnes |
Un outil dont toutes les infos sont des copies coupées, et que personne n'ouvre chaque semaine : tu peux arrêter l'abonnement.
Ce qu'il faut savoir
| Point | Détail |
|---|---|
| Le bon outil vient après la carte | Acheter un logiciel avant, c'est ajouter un endroit de plus où recopier |
| Brancher demande parfois un connecteur payant | Demande d'abord à l'éditeur de ta source : beaucoup ont des connecteurs inclus |
| La carte vieillit | Refais-la une fois par an, ou à chaque nouvel outil |