Mes factures impayées se relancent toutes seules (en trois étapes)
Un rappel poli à J+7, un message ferme à J+21, et la liste d'appels du lundi : le réglage que mon logiciel de facturation avait depuis le début.
Pendant des années, c'est moi qui relançais. Le vendredi soir, quand j'y pensais. Autant dire rarement.
Le résultat, tu le connais peut-être : des factures qui dorment trois, quatre, six semaines. Pas parce que les clients sont de mauvaise foi : parce que personne ne leur rappelle. Et les plus vieilles, je n'osais même plus les relancer.
Le plus vexant ? Mon logiciel de facturation savait le faire tout seul depuis le début.
Ce qu'il te faut
- Ton logiciel de facturation. Beaucoup savent relancer tout seuls. Dans Pennylane, ça s'appelle les séquences de relance : des e-mails programmés avant ou après l'échéance, à partir de l'offre Essentiel.
- Une heure. C'est du 🚲 : pas besoin d'outil en plus, ni d'abonnement en plus.
Étape 1 : je trouve le réglage
Dans Pennylane : paramètres de la facturation client, onglet « Relances automatiques », puis « Nouvelle séquence ». Une séquence, c'est une série d'étapes : pour chacune, un nombre de jours, la période (avant l'échéance, à l'échéance ou après), un modèle d'e-mail, et le mode, « Automatique » ou « Avec validation ». Les modèles d'e-mails se créent dans l'onglet « Emails et Annexes ».
Tu peux garder plusieurs séquences, chacune pour ses clients : une pour les clients habituels, et une en mode « Avec validation » pour les clients sensibles, où rien ne part sans ton accord.
Sur l'offre Starter de Pennylane, l'onglet n'existe pas : il faut l'offre Essentiel.
Avant d'activer : les paiements reçus doivent être rapprochés de leurs factures chaque jour. Sinon, la relance part chez un client qui a déjà payé.
Ton logiciel n'a pas de relances ? C'est un critère à regarder la prochaine fois que tu en changes.
Étape 2 : deux e-mails, deux tons
À J+7, un rappel poli, avec la facture en pièce jointe :
Bonjour, sauf erreur de notre part, la facture F-2026-0142 de 1 840 €, arrivée à échéance le 12 octobre, n'a pas encore été réglée. Vous la trouverez en pièce jointe. Si le paiement est parti entre-temps, ne tenez pas compte de ce message.
C'est poli, ça laisse une porte de sortie, et ça ne fâche personne.
À J+21, un message ferme : le règlement sous 8 jours, sinon j'appelle.
Un point à vérifier avant d'écrire ce deuxième message : les pénalités de retard. Entre professionnels, elles sont obligatoires sur tes factures, avec l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Vérifie qu'elles y figurent avant de les citer dans une relance.
Étape 3 : la liste du lundi
Ce qui reste après deux e-mails, je l'appelle moi-même. Chaque lundi, je filtre les factures à plus de 30 jours de retard, triées par date d'échéance. Deux ou trois appels : à ce stade, un coup de fil règle plus qu'un troisième e-mail.
Et mes clients sensibles ont leur propre séquence, en mode « Avec validation » : rien ne part sans mon accord.
Ce qui a changé chez moi
| 🚶 Avant | 🚲 Maintenant | |
|---|---|---|
| Qui relance | Moi, le vendredi soir | Le logiciel, tout seul |
| Quand | Quand j'y pense | À J+7 et à J+21, sans exception |
| Mon temps | Une soirée par mois | Deux ou trois appels le lundi |
Les erreurs à éviter
- Relancer un client qui a déjà payé. Les paiements doivent être rapprochés dans ton logiciel avant que la relance parte : sinon, la relance part quand même.
- Un ton trop sec dès le premier e-mail. Le premier message est un rappel, pas un reproche.
- Tout automatiser. Les clients sensibles ou stratégiques restent sur la liste du lundi.
- Un modèle qui ne te ressemble pas. Si tu tutoies ce client, ta relance aussi.
FAQ
Est-ce que mes clients vont mal le prendre ?
Pas chez moi. Un rappel poli à J+7 passe pour du sérieux. Ce qui agace, c'est la relance faite au téléphone, sur un ton gêné, trois semaines trop tard.
Combien ça coûte ?
Rien de plus, si ton logiciel de facturation a déjà des relances. Dans Pennylane, il faut l'offre Essentiel : sur Starter, les relances automatiques n'existent pas.
Et si mon logiciel de facturation ne relance pas ?
La liste du lundi marche quand même : un filtre sur les factures en retard, et un créneau fixe dans ta semaine. Et c'est un critère à regarder la prochaine fois que tu changes d'outil.
Ce que j'en retiens
Relancer, c'est exactement le genre de tâche qui ne devrait plus passer par le patron. Une heure de réglage, et il ne me reste que les appels qui comptent.
Mes deux modèles d'e-mails et le réglage pas à pas sont sur la page de la ressource RELANCE.