Mes trois modèles de relance, et le réglage qui les envoie tout seul

Avant de copier les modèles

Ton logiciel de facturation sait déjà quelles factures sont en retard. Beaucoup savent aussi relancer tout seuls. Dans Pennylane, ce sont les séquences de relance, à partir de l'offre Essentiel (sur Starter, l'onglet n'existe pas) :

1. Les modèles d'e-mails. Paramètres de la facturation client → onglet « Emails et Annexes » → « Créer » : un modèle par relance, avec les textes ci-dessous.
2. La séquence. Onglet « Relances automatiques » → « Nouvelle séquence ». Donne-lui un nom, choisis les clients concernés, puis « Ajouter une étape » pour chaque e-mail : le nombre de jours, la période (« Après la date d'échéance »), le modèle d'e-mail, et le mode : « Automatique » ou « Avec validation ».
3. Les clients sensibles. Une deuxième séquence pour eux, en mode « Avec validation » : Pennylane prépare la relance, rien ne part sans ton accord.

Un autre logiciel ? Cherche « relances » dans les réglages de sa facturation. Pas besoin d'un outil d'automatisation en plus.

Avant d'activer quoi que ce soit : les paiements reçus doivent être rapprochés de leurs factures chaque jour (le rapprochement bancaire de ton logiciel). Sinon, la relance part chez un client qui a déjà payé. Et si c'est ton expert-comptable qui a installé ton logiciel, vérifie avec lui que tes factures passent bien par le module de facturation.

Modèle 1 : J+7, le rappel poli

Objet : Facture [numéro] arrivée à échéance

Bonjour [prénom],

Sauf erreur de notre part, la facture [numéro] de [montant] €, arrivée à échéance le [date], n'a pas encore été réglée. Vous la trouverez en pièce jointe.

Si le paiement est parti entre-temps, ne tenez pas compte de ce message.

Bonne journée, [signature]

Modèle 2 : J+21, le message ferme

Objet : Deuxième relance : facture [numéro]

Bonjour [prénom],

Malgré notre précédent message, la facture [numéro] de [montant] €, échue depuis le [date], reste impayée.

Merci de procéder au règlement sous 8 jours. Sans retour de votre part, nous vous appellerons pour trouver une solution ensemble.

[signature]

Les modèles vouvoient, comme la plupart des échanges entre professionnels. Tu tutoies ce client ? Adapte : garde le ton que tu utilises avec lui. Un modèle qui ne ressemble pas à ta façon d'écrire se repère tout de suite.

Modèle 3 : la liste du lundi

Pas un e-mail : un filtre. Dans ton logiciel, la liste des factures en retard, triée par date d'échéance. Chaque lundi, tu prends celles à plus de 30 jours et tu appelles. C'est la seule relance qui reste à la main, et c'est celle qui compte : à ce stade, un coup de fil règle plus qu'un troisième e-mail.

Ce qu'il faut savoir